Inaltérabilité des factures & espace client

En attendant les fonctionnalités liées à la migration, SimpleManager se dote d’un nouvel espace « invité » pour vos clients. Mais aussi d’un fonctionnement permettant l’inaltérabilité des documents comptables, une meilleure traçabilité et de nombreux contrôles de cohérence pour que vos documents soient conformes à la réglementation française.

Espace client SimpleManager
Un nouvel espace pour vos client dans SimpleManager.

Qu’est-ce que l’inaltérabilité ?

Une fois émise, une facture ne peut être modifiée. L’inaltérabilité, c’est cela en gros. Pour éviter la fraude à la TVA, cette fonctionnalité fait partie des obligations des logiciels certifiés à utiliser dès 2018.

Chaque facture est liée à un « état » qui évolue en fonction des actions (création, envoi, paiement, etc.)

Votre document dans tous ses états

En outre, l’enchaînement des actions doit suivre une logique prédéfinie. SimpleManager propose 4 états pour vos documents :

  • Brouillon : quand votre document est en cours d’élaboration.
  • Envoyé : quand le document est expédié au client.
  • Payé, Signé ou Résolu : quand l’action finale est réalisée.
  • Annulé : quand un brouillon est abandonné.
Courriers - SimpleManager
Gestion des états dans les courriers.

Il existe aussi un état « lu par le destinataire » permettant de savoir si votre client à consulté votre document. Les règles d’inaltérabilité vous interdiront, par exemple, de modifier un document envoyé ou résolu.

Inaltérabilité et facture générée

Un QrCode (code barre 3D) vers votre document original hébergé sur SimpleManager (votre tiers de confiance) est présent dans chaque devis, commande ou facture. Ainsi, vous pourrez vérifier qu’un document est bien original et non modifié.

Facture SimpleManager
Cette facture comporte un lien vers son original dans la base SimpleManager (exemple fictif généré dans notre environnement de développement).

SimpleManager agit un peu comme un notaire qui garde en lieu sûr vos documents originaux. En cas de doute, l’original stocké en lieu sûr fait foi.

Qu’est-ce que la traçabilité ?

C’est, en quelque sorte, la captation et l’enregistrement de chaque action. Pour plus de traçabilité, les changements suivants ont été effectués dans SimpleManager.

Les documents ne sont plus envoyés par e-mail

L’utilisation d’un espace sécurisé pour consulter les documents permet d’éviter qu’ils transitent dans des boites mail non sécurisées. Mais aussi de s’assurer que votre client a consulté chacun de vos documents.

Espace client SimpleManager
La consultation des factures, devis, commandes et lettres est assuré par l’espace client.

Vous êtes notifiés à chaque événement

Quand votre client effectue des actions, les changements d’état se font automatiquement et vous recevez des notifications. Elles apparaissent sous la forme d’une petite icône en haut à droite de l’écran.

Notifications de SimpleManager
Des notifications sont envoyées quand des événements on lieu.

La vie de votre document est tracée

Depuis sa création jusqu’à sa résolution, l’historique des actions effectuées sur votre document est enregistré et consultable. Vous pouvez aussi visualiser les versions précédentes de votre document si celui-ci a été mis à jour.

Historique des actions SimpleManager
L’historique des actions effectuées sur votre document est consultable sur sa page d’information.

Cohérence : comment produire des factures parfaites ?

Le contrôle de cohérence consiste à effectuer une vérification automatique sur votre document. Ainsi, cette procédure vérifie la présence des mentions obligatoires et la conformité des données vis à vis de la réglementation.

Alertes SimpleManager
Des alertes sont émises en cas de problème dans votre document.

Sur SimpleManager, chaque alerte est accompagnée d’un lien permettant de résoudre le problème quand cela est possible. Ainsi vous gagnez du temps sur la résolution des problèmes.

Une meilleure gestion des modèles de lettres

Sur SimpleManager vous pouvez créer des modèles de lettre ou personnaliser des modèles existants. Cela permet d’automatiser l’envoi de courrier en rapport avec vos contacts ou vos clients.

Gestion des modèles SimpleManager
Les modèles de données, une fonctionnalité optionnelle mais pratique.

Cette fonctionnalité est optionnelle et pourra paraître un peu technique. Cependant elle est pratique pour automatiser la création de courriers récurrents, tels qu’un message de bienvenue, votre nouvelle adresse postale, bref, vous n’êtes limité que par votre imagination.

Et toujours 100% « responsive »

Le nouvel espace pour vos clients, ainsi que l’ensemble de vos fonctionnalités s’affichent parfaitement sur vos smartphones, tablettes et ordinateurs quelle que soit la taille de l’écran.

SimpleManager est responsive
Sur SimpleManager, tous les écrans sont adaptés à tous vos supports.

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